FMHaaglanden realiseert 850 werkplekken EMA in Amsterdam
Het Europees Geneesmiddelen Agentschap (EMA) verhuist van Londen naar Amsterdam. De reden is het besluit van het Verenigd Koninkrijk om zich terug te trekken uit de Europese Unie (Brexit). FMHaaglanden heeft in opdracht van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) samen met het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) en Shared Service Center ICT (SSC-ICT) een tijdelijke huisvesting voor de medewerkers van EMA gerealiseerd.
Keuze voor Nederland
Het EMA bewaakt de kwaliteit en veiligheid van geneesmiddelen die in Europa mogen worden gebruikt. Uit drie stemrondes hadden de 27 lidstaten van de Europese Unie een keuze gemaakt voor Nederland of Italië. Uiteindelijk is het na loting Nederland geworden. EMA laat een geheel nieuw kantoor aan de Zuidas in Amsterdam bouwen. Naar verwachting is dit kantoor in november klaar.
Nauwe samenwerking VWS, FMHaaglanden, RVB en SSC-ICT
In de tussentijd moest EMA een tijdelijke locatie vinden, liefst al nabij de nieuwe locatie in Amsterdam. Samen met de RVB is EMA op zoek gegaan naar een passende locatie. Voor de besluitvorming door het EMA komen jaarlijks 36.000 bezoekers vanuit de hele wereld. Omdat zij ongestoord moeten kunnen werken zijn er strenge eisen waaraan het pand moet voldoen. Deze vonden ze in de vorm van het Spark-gebouw vlakbij Schiphol en station Sloterdijk. Binnen negen maanden moest dit casco pand voorzien worden van circa 850 werkplekken en een uitgebreid conferentiecentrum. En natuurlijk inclusief alle facilitaire dienstverlening!
Maximaal presteren in zeer kort tijdsbestek
FMHaaglanden stond voor de vraag of we de dienstverlening met eigen mensen zouden doen of zouden inhuren. Gezien de korte doorlooptijd kozen we voor inhuren. FMHaaglanden heeft Yask Facility Management ingehuurd om deze tijdelijke klus te klaren. Het is heel goed gelukt! Op 1 januari is het gebouw volgens afspraak opgeleverd. Op 9 januari droeg minister Bruins de sleutel over aan EMA. Op 11 maart was de eerste werkdag van de EMA-medewerkers gepland. De verhuizing van de medewerkers naar Nederland moest dan al grotendeels afgerond zijn.
“De voorbereiding was een zware exercitie, want de doorlooptijd was extreem kort en vereiste een foutloos proces. Daarnaast moest de behoeftestelling van het EMA beschreven worden in het Engels. We kregen complimenten over de zorgvuldigheid en communicatie over het proces. In feite is het pand één groot vergadercentrum met bijzondere zalen. Alle vergaderingen worden in beeld en geluid opgenomen en alle stemmingen worden digitaal vastgelegd. Omdat er hele dagen vergaderd wordt met korte pauzes tussendoor moet de kwaliteit van de voorzieningen echt goed zijn. Verder zijn er allerlei strenge vastgelegde protocollen en er is een stringent toelatingsbeleid.”
Het realiseren van de 850 werkplekken en het conferentiecentrum inclusief alle facilitaire dienstverlening voor EMA was een mooie uitdaging voor FMHaaglanden. We zijn ontzettend trots op het resultaat!
