Nieuw bij FMH: Workspace Management System

Een Workspace Management System, wat is dat?

Kelly: ‘Het is een systeem dat bestaat uit twee delen. Een reserveringsmodule waarin je een werkplek en overlegplek kunt reserveren, en bewegingssensoren die de bezetting van werkplekken en overlegplekken meten.’

Johan, wat verwacht jij dat gebruikers eraan gaan hebben?

Johan: ‘Als je de app gaat gebruiken om een plek te reserveren, dan ben je verzekerd van de werkplek of samenwerkplek die je wilt, voor het type werk dat jij wilt doen. Zeker nu de huisvestingsnorm is ingedikt van 0,9 naar 0,7 werkplekken per fte, kan het WMS de onzekerheid die dat geeft wegnemen. Mensen die van verder komen hoeven zich met het WMS geen zorgen te maken dat ze voor niks twee uur in de trein zitten.’

Wat zijn de verwachtingen en zorgen van gebruikers?

Johan: ‘Laat ik positief beginnen: veel mensen vinden het hartstikke fijn dat ze straks een werkplek of overlegplek kunnen reserveren en dat ze kunnen zien waar hun collega’s zitten. Dat is leuk, dat is spannend. Zorgen zijn er ook. Over ‘handdoekje leggen’, dus dat mensen werkplekken bezet houden zonder dat ze er echt zitten. Of dat collega’s van andere afdelingen de etage of het gebied gaan bezetten waar jij altijd zit met je team. Daar moeten we eerlijk in zijn, die angst leeft gewoon.’

Is die angst terecht?

Johan: ‘Ik denk dat de angst voornamelijk veroorzaakt wordt door onbekendheid. Als ik hen vertel dat het anders gaat dan zij denken, kan ik al veel onzekerheid wegnemen. Het allerbelangrijkste om te weten is dat reserveren niet verplicht is. Het hoeft niet, maar kan wel heel handig zijn.’

Wat hebben jouw departement en pand aan het WMS?

Johan: ‘Het gaat voor mijn collega’s makkelijker worden om elkaar te vinden om samen te werken. Als departement heb je veel meer informatie tot beschikking om met FMH het gesprek te voeren over het gebruik van het pand. Uiteindelijk zal dat helpen om de facilitaire dienstverlening te verbeteren, wat weer het werkplezier vergroot.’

Wat heeft de FMHaaglanden aan het WMS?

Kelly: ‘Met de data uit de sensoren kunnen we de werkomgeving beter afstemmen op de behoefte van de gebruikers. Dat staat absoluut op nummer één. Als facilitaire dienstverlener kunnen we met de data ook onze dienstverlening meer datagedreven maken. Denk bijvoorbeeld aan schoonmaak: op drukke dagen en gebieden zouden we meer schoonmaak kunnen inzetten en op rustige minder. Nog een voorbeeld: als je ziet dat een bepaald deel van je bureaustoelen zelden gebruikt wordt, hoef je die ook niet standaard elke vijf jaar te vervangen.’

Waarom is de Rijksoverheid met een WMS aan de slag gegaan?

Johan: ‘De Rijksoverheid heeft een visie op hybride werken. Die is dat rijksambtenaren in 2027 grenzeloos kunnen samenwerken over alle panden heen. Dat kan pas als je met z’n allen uit één systeem kunt werken. Het WMS biedt die mogelijkheid.’

Wat wordt er in de pilot precies onderzocht?

Kelly: ‘De opdracht is om te onderzoeken of dit systeem en de data die het oplevert, een toegevoegde waarde heeft. Gedurende de pilot gaan we leren, evalueren en bijsturen. Daaruit volgt een advies en een business case. Dat wordt de basis voor de ICBR (Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk, red.) om een besluit te nemen of we verder gaan met dit systeem.’

Als de pilot succesvol is, wat gebeurt er dan?

Johan: ‘Het idee is dat alle rijkskantoren binnen het rijkshuisvestingsstelsel dan gaan meedoen. Dus met dit systeem van deze leverancier, Spacewell. De aanbesteding heeft daar al in voorzien. Daarbinnen is al ruimte ingebouwd om dingen toe te voegen, bijvoorbeeld koppelingen met het gebouwbeheerssysteem. De techniek voor smart buildings gaat snel, daar proberen we op voorbereid te zijn en in mee te lopen.’

Tekst: Sanne Nienhuis