Gezocht: duurzame en flexibele meubelpartner
FMH heeft een stevige circulaire ambitie als het gaat om de inrichting van de werkomgeving. Hergebruik van materialen, minder afval, minder grondstoffen, maar ook – en vooral: een fijne en comfortabele werkplek, die naadloos aansluit bij de hybride behoeften van de 40.000 ambtenaren in ons verzorgingsgebied. We spreken FMH-collega’s Sara Schut (programmamanager hybride werken) en Marc Verweij (productmanager werkomgeving) over de zoektocht naar een nieuwe partner voor meubilair. ‘We zoeken een match op dna-niveau; een partner om samen doelen te realiseren.’
Jullie hebben goed nieuws?
Marc: ‘Ja, zéker! De aanbesteding voor een nieuwe partner voor de inrichting van de werkomgeving is de markt opgegaan. Marktpartijen hebben tot begin maart de tijd om zich in te schrijven. We hebben samen met alle betrokken partijen – van categoriemanagement, de regiepartijen en DJI tot ons Afnemersberaad en Bestuurlijk Overleg – alle wensen en knelpunten in kaart gebracht. Het is echt een co-creatie geworden. We weten precies wat we willen. We zoeken niet zomaar een leverancier. We zoeken een partner om samen doelen te realiseren, een match op DNA-niveau.’
En dat is…?
Sara: ‘We willen naar hergebruik, naar een besparing van energie en grondstoffen en minder afval. Niet meer klakkeloos nieuwe meubels bestellen vanuit een catalogus. Daarnaast willen we flexibiliteit die aansluit bij onze zoektocht naar de ideale hybride werkomgeving. De wensen en vragen vanuit de klant zijn veranderd, net als de markt. Deze aanbesteding heeft niet alleen een link met duurzaamheid, maar óók met hybride werken. Die twee gaan elkaar nu een hand geven.’
Hoe hebben jullie dat aangepakt?
Marc: ‘Het contract met onze huidige leverancier loopt binnenkort af. Het beheer en inkoop ligt bij categoriemanagement van Rijkswaterstaat. Het nieuwe contract loopt maximaal zes jaar, dus we moeten nú handelen om te kunnen voldoen aan onze circulaire ambitie van 2030. We moeten écht naar een duurzame inzet van bestaande materialen en producten. Als we mee willen met alle veranderingen, moeten we deze kans pakken, nu. Dat besef was er. Het besluit voor een nieuwe aanbesteding is heel bewust genomen. We hebben de kans gezien en gepakt.
En het is een co-creatie geworden, hoe?
Sara: ‘De Belastingdienst heeft het pad wel een beetje voor ons geëffend. Daar hebben we goed naar gekeken. Spark in Amsterdam is echt een inspiratiebron voor ons, net als Fellenoord in Eindhoven. Daarnaast hebben we vooral gesprekken gevoerd - intern met ons eigen directieteam, met alle betrokkenen, maar vooral met de klant. Wij hebben ook écht begrip voor de positie van de klant. Nu moeten we zo vaak ‘nee’ verkopen, ook wij hebben te maken met regels en lopen bijvoorbeeld tegen levertijden aan. We hebben in kaart gebracht waar de grootste kansen zitten.’
Hoe komt die nieuwe werkomgeving eruit te zien?
Marc: ‘De grote verandering is dat we niet langer vraaggestuurd, maar aanbodgericht gaan inrichten. We gaan dus niet meer automatisch nieuw bestellen, maar inrichten met bestaand meubilair. Dat kunnen ook meubels zijn die op de externe markt zijn gekocht en opgeknapt. Een interieurarchitect krijgt een rol om te zorgen dat de inrichting goed op elkaar is afgestemd. Dat is superbelangrijk. De werkomgeving bij het Rijk wordt door deze aanpak ook veel diverser. Ik vind dat een groot voordeel. Het sluit in mijn ogen ook aan bij de wensen van werken in 2024. De meubels mogen een bijzonder achtergrond hebben, als je het verhaal maar vertelt. Het wordt alleen maar leuker!’
En hoe hebben jullie al die wensen in een Programma van Eisen (PvE) doorvertaald?
Sara: ‘Marc heeft een wensenmatrix ontwikkeld die onze ideaalsituatie omschrijft. Als je je doelen niet ambitieus omschrijft, is het lastiger om verder te komen. Dat is echt uniek voor de manier van inkopen. Het mooie is dat we daarin van een ideaalsituatie uitgaan, dus: wat is het maximale dat je eruit kan halen? Dat heeft geresulteerd in een Programma van Eisen waarin niet alleen onze eigen ervaring en ideeën zijn meegenomen, maar vooral ook de input en wensen van de afnemers.’
Die samenwerking tussen jullie klinkt goed.
Marc: ‘Ja, dat klopt! We vullen elkaar goed aan. Sara weet alles van het Rijk. Hoe lopen de hazen, hoe werken de lijnen? En ik? Ik ben nieuw en focus echt op mogelijkheden. Die combinatie werkt uitstekend. We hebben voor deze aanbesteding ook heel intensief samengewerkt met Henk Jaap Buikema, expert op het gebied van circulariteit en Mariëlle de Lange: zij weet alles van inkopen en contracten.
Hoe nu verder?
Sara: ‘De markt heeft tot begin maart om zich in te schrijven. We hebben gekozen voor een perceelindeling waarin we uitgaan van een dienstverlener met een grote regierol. Naast het perceel voor de dienstverlening zijn er twee percelen waar we nieuw circulair kantoormeubilair kunnen inkopen, zoals bureaustoelen. Deze nieuwe percelen zien we echt alleen voor uiterste nood of hele nieuwe ontwikkelingen, zoals de nu zeer bekende videobelcel. Op termijn willen we zoveel mogelijk gebruik maken van de inzet van de dienstverlener en gebruikt meubilair. Wat uniek is, is dat zowel DJI als FMH een eigen contract heeft, maar dat beide dienstverleners wel gebruik mogen maken van elkaar. Hoe circulair wil je het hebben!’
Op naar een duurzame werkomgeving
Een comfortabele werkomgeving is de kern van FMH’s missie. Die werkomgeving circulair inrichten kost minder energie en grondstoffen én geeft minder afval. FMH zet daarom zoveel mogelijk bestaande materialen en producten in. Vanuit een centrale voorraad stemt FMH vraag en aanbod slim op elkaar af. Ook onze leveranciers van kantoor- en maatwerkmeubilair werken steeds duurzamer. Van onderhoud en reparatie tot recycling en hergebruik van grondstoffen en materialen. Extra winstpunt: het verlengen van de levensduur van rijksmeubilair biedt vaak werkgelegenheid aan mensen met een arbeidsbijzonderheid. Minder afval en minder grondstoffen: op naar een duurzame werkomgeving!
Tekst en foto: Judith Kraaijenbrink