De kabinetswissel: wat komt daarbij kijken voor FMH?
Binnenkort start het nieuwe kabinet. Dat betekent een grote stoelendans van bewindspersonen. En daar komt op facilitair gebied best wat bij kijken. Veel FMH-medewerkers hebben hier een rol in. Wij spraken hierover met Sandra Vermeulen (facilitair adviseur) en Wouter Nonner (projectleider).
Goed afstemmen is superbelangrijk
Sandra: ‘Ik coördineer de facilitaire zaken rondom de kabinetswissel voor Turfmarkt 147, het rijkskantoor waar BZK en JenV gehuisvest zijn. Dat begint met het afscheid van de vertrekkende bewindspersonen. Het evenemententeam van FMH faciliteert ook de welkomstbijeenkomst van de nieuwe bewindspersonen.’
We regelen onder meer verhuisdozen, toegangspassen, meubilair en interne verhuizingen, en passen de portrettengalerij en de bewegwijzering aan.
‘Daarnaast richt ik me vooral op wat er nodig is voor de nieuwe bewindspersonen in het pand. Hiervoor heb ik gesprekken met mijn collega’s van Relatiemanagement (RM) en de regiepartijen van de departementen. Samen zorgen we voor een prettige werkomgeving, zodat de bewindspersonen zich kunnen focussen op hun werk. We regelen onder meer verhuisdozen, toegangspassen, meubilair en interne verhuizingen, en passen de portrettengalerij en de bewegwijzering aan. ‘Daarbij werken we veel samen met anderen. Bijvoorbeeld met SSC-ICT, het Rijksvastgoedbedrijf en Heijmans, de vaste aannemer in Turfmarkt 147, de Rijksschoonmaakorganisatie, het rijksbrede Kunstteam, de bestuursondersteuning van de departementen en andere FMH- en rijkscollega’s. Goed afstemmen is superbelangrijk! Je wilt natuurlijk niet dat er een Webexbord voor een nieuw kunstwerk wordt geplaatst.’
Een zoektocht naar pied-à-terres
Wouter: ‘Samen met andere FMH-projectleiders ben ik projectleider voor de ambtswoningen, de pied-à-terres. Dit is echt een apart stukje van de kabinetswissel waar heel veel bij komt kijken. Twee kabinetswissels geleden ben ik bij de pied-à-terres betrokken geraakt. Die eerste keer viel het qua werk nog wel mee, toen waren er maar een paar woningen nodig. De keer erna waren dat er meer, dus ook flink meer werk.’
Schouwen en schilderen
‘De kabinetswissel heeft nog niet plaatsgevonden, maar we zijn al geruime tijd aan het voorbereiden. We doen eerst een schouw van de woningen die er nu zijn. We maken dan een lijst met werkzaamheden die gedaan moeten worden, zoals bijvoorbeeld schilderen, en we controleren de staat van meubels en keukeninventaris. Die schouw doen we samen met het Rijksvastgoedbedrijf, iemand van het locatieteam en een vertegenwoordiger van de gebruiker. Als de kabinetswissel rond is kunnen we inventariseren wie er recht heeft op een woning. Daar zijn afspraken over gemaakt.’
Matchen
‘Zodra we weten hoeveel woningen er nodig zijn, gaan we matchen. Op basis van de nu bekende namen en geldende kaders hebben we een eerste inschatting gemaakt. Dit kan betekenen dat het aantal woningen ook deze keer gaat stijgen. Uiteraard blijft het de uiteindelijke keuze van de bewindspersonen of zij gebruik gaan maken van een ambtswoning.’
We richten pied-à-terres in met functioneel en degelijk meubilair. We passen hooguit iets aan als het gaat om arbotechnische redenen.
‘We verdelen de woningen die er al zijn en daarna gaan we nieuwe woningen aantrekken, als dat nodig is. Dat is een flinke klus. We kijken mee met de zoektocht van het Rijksvastgoedbedrijf, maar ook de Beveiligingsautoriteit kijkt mee of woningen qua veiligheid geschikt zijn. Verder zit ons werk erin dat FMH aanspreekpunt is voor de ambtswoningen en dat wij het overleg met alle betrokken partijen organiseren. Maar we zorgen ook voor de nutsvoorzieningen, het internet, en de inrichting en het beheer van de woningen. We richten in met functioneel en degelijk meubilair. We passen hooguit iets aan als het gaat om arbotechnische redenen. Zo’n woning is immers een vervanging voor een hotelovernachting en in een hotel kun je ook je eigen meubels niet kiezen.’
Alles tot in de puntjes regelen
Sandra: ‘Tijdens de voorbereiding moet je veel afwachten en weet je nog niet precies wat alle wensen gaan zijn. Maar zodra de kabinetswissel echt start wordt het werk heel leuk. Je moet snel schakelen, veel afstemmen, alles moet tot in de puntjes geregeld worden. Het is wel een uitdaging om alles geregeld te krijgen, je bent vaak afhankelijk van anderen. En heel soms moet je op je vrije dag ook aan het werk. Hoort er natuurlijk bij maar het is soms wel even een uitdaging. Als alles geregeld is, geeft dat wel een heel goed gevoel.’
Ad hoc én nauwkeurig
Wouter: ‘Wat ik vooral leuk vind is dat het totaal anders is dan wat ik normaal doe. Bewindspersonen zijn vaak ook erg blij als je alles geregeld hebt met de ambtswoning. Wat ik minder leuk vind, is dat het gepaard gaat met enorme tijdsdruk en veel gejaag.’
Tekst: Linda van Balen