Workspace Management System (WMS) biedt inzichten voor werkomgeving
De pilot voor het Workspace Management System (WMS) loopt nu vijf maanden. Via de app van WMS kun je in acht – en binnenkort tien – rijkskantoren een werkplek vinden en reserveren. Daarnaast biedt het WMS inzicht in welke ruimtes op welke tijdstippen veel of juist weinig gebruikt worden. Met die informatie kunnen we de werkomgeving beter afstemmen op wat we als Rijk nodig hebben. In het verzorgingsgebied van FMHaaglanden doen drie rijkskantoren mee aan de pilot: De Resident, CentreCourt en Turfmarkt 147.
Inzicht in beschikbaarheid
Het WMS maakt het makkelijk om een keer te werken in een rijkskantoor in de buurt van bijvoorbeeld je woonplaats. Of een overleg in te plannen met collega’s in het midden van het land. Want via het WMS heb je inzicht in de actuele beschikbaarheid van werkplekken. Sensoren maken het mogelijk om realtime te zien waar plekken of ruimtes vrij zijn. En dus kun je snel (via de plattegrond) een geschikte plek of overlegruimte vinden en reserveren.
Plekje vinden
We zien dat op veel pilotlocaties vooraf reserveren niet echt nodig is, omdat er veel plekken vrij zijn. Medewerkers gebruiken het WMS (via telefoon of computer) dus vooral om op de locatie zelf een plekje te vinden. Als je wel zeker wilt zijn van je favoriete werkplek, zoals een zit-sta bureau of een plekje bij het raam, kun je natuurlijk vooraf je werkplek reserveren.
Groepsboekingen
Een populaire toepassing van het WMS is de groepsboeking. Je reserveert dan bijvoorbeeld tien werkplekken bij elkaar. Dat is handig als je die dag intensief samen wilt werken of bijvoorbeeld iemand wil inwerken. De echte vergaderzalen boek je tijdens de pilot via het facilitair portaal. Behalve in rijkshub Leiden. Daar kun je met WMS ook overlegruimtes en inspirerende brainstormruimtes reserveren.
Waardevolle informatie
Door het WMS te gebruiken, halen we samen voor meerdere locaties objectieve informatie op. Wanneer is het druk, wanneer niet? Welke overlegruimten zijn populair, welke niet? Die informatie is nuttig, want zo kunnen we bouwen aan een werkomgeving die past bij hoe we willen werken. Ook voor dienstverleners is deze data handig: zij kunnen optimale service leveren, precies afgestemd op de bezetting.
Zo gebruik je de app
Wil je de app op je telefoon of tablet gebruiken? Log dan eerst een keer in op je computer. Meer informatie vind je op Rijksportaal. Vervolgens kun je altijd en overal zien waar een plek vrij is op de pilotlocaties. Wil je je aanmelden voor een klankbordbijeenkomst? Stuur dan een e-mail naar PostbusWMS@minbzk.nl.
Let op!
Let op: wil je reserveren, controleer dan eerst op welke verdiepingen je toegang hebt als jouw organisatie niet in het betreffende kantoor is gehuisvest. Een WMS-reservering biedt niet automatisch toegang tot alle reserveerbare plekken.
Ook interessant
- Nieuw bij FMH: Workspace Management System
- Rijksbrede pilot WMS officieel van start
- Bezetting in beeld met WMS
- Waar kan ik werken?
Dit artikel verscheen eerder op Wat werkt voor ons Rijk.